Tema 3
LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son
comprobantes extendidos que se realizan en la actividad mercantil y apropian control a todas las acciones que
se realizan .
Su misión es importante intervienes en una determinada operación y ayudan a demostrar la realización de alguna actividad comercial para la
contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten
la comprobación de asientos de contabilidad , la misión que cumplen en de suma
importancia ya que en ellos precisa la relación jurídica de la partes, sus
derechos y sus obligaciones.
Por lo tanto:
+ constituyen un medio de prueba
para demostrar la realización de
actos de comercio
+constituyen el elemento fundamental para la contabilización
de dichas operaciones
+ permiten el control de las
acciones de la empresa o el comerciantes de los asientos de
contabilidad.
DOCUMENTACION DE LOS CLIENTES:
FICHAS Y DOCS DE INFORMACION
El vendedor necesita
trabajar con un tipo de
documentos, se trata de una ficha o un modelo que podría tener los siguiente:
* nombre del cliente
* dirección del cliente
*persona de contacto
* análisis del cliente: es interesante recordar en su ficha los datos procedentes del análisis
que se ha hecho.
* ratios oportunos: valor medio de cada pedido y numero de pedidos por día y sus
devoluciones
* formato de pago del cliente: indica si el
cliente paga a plazos, de contado etc..
Se pueden ampliar todo lo que se quiera en base
a su conocimiento del mercado
DOCUMENTACION DE LOS
PRODUCTOS Y SERVICIOS: CATALOGOS
FOLLETOS Y OTROS
Este tipo de documentación
facilitara la venta y hará
que aumenten nuestras ventas y aumenten
nuestras transacciones comerciales, algunos documentos de este tipo son:
Documenta técnica
Son fundamentalmente para
productos industriales o de consumo la documentación técnica es especifica las características técnicas
del productos.
Documentación publicitaria
Folletos, catálogos de información ayudara al vendedor en el proceso de venta en el proceso de venta y reforzara el convencimiento del
cliente, la publicidad tiene una
importancia cada vez mayor, el material se
queda con lo que la venta
continua.
Folleto
Un es
un impreso de varias hojas
que sirve como instrumento divulgativo publicitario, es una forma de dar
publicita ala compañía ocluyéndolo dentro de otra aplicación .
Dan a conocer Alos clientes de la zona las ofertas de la
semana para la confección de un
folleto publicitario se recomienda:
* títulos y subtítulos claros y
atractivos
* realizar argumentaciones
completas.
* fotografías en las que
aparezcan los productos.
* El texto con diagramas y dibujos.
* Realizar un recorrido lógico por los diferentes
productos y argumentaciones.
diptico
Un diptico comercial es un impreso
formado por una lamina de papel o
cartulina doblada en dos partes, siendo muy habitual el mailing al domicilio de los clientes los mostradores de ventas o en exposiciones.
La disposición de la información suele ser la siguiente:
Se imprime un eslogan o
frase de la compañía
Se despliega el argumento de
ventas exponiendo las ventajas competitivas del producto o servicio
La contraportada se reserva para
colocar el logotipo de la empresa y datos
de la utilidad como localización,
etc.
tríptico
Es un impreso formado
por una lamina de papel o cartulina que se dobla en tres partes,
ideal para comunicar ideas sencillas, la forma
de distribución de los trípticos
es variada.
¿ sabias
que tríptico viene del griego tri
, tres ptyce, doblar y que hace referencia
a una obra de arte que se divide
en tres partes o tres paneles unidas por bisagras?
La disposición de la información suele ser la siguiente: en la portada se
imprime el eslogan o frase de campaña , en el interior
el argumento de ventas , el juego
de tres laminas que se van desplegando
los argumentos en un orden
determinado, como se puede comprobar , guarda equivalencia con el
diptico pero el tríptico esta formado
por tres partes diferenciadas.
catalogo
Es una publicación empresarial cuyo fin es la promoción de los productos o servicios
en el catalogo, l amanera mas ordenada
de exponer sus productos esta compuesta de varias imágenes que
representan visualmente los productos,
lo mas usual es que
los catálogos presenten una serie de
documentos de productos pero también se
los usa para hacer presentaciones
individuase, en el caso de un producto,
sus características materiales, sus
funciones principales, sus especificaciones
técnicas específicamente técnicas pertinentes y todas aquellas
aclaraciones que deban hacerse acerca de el
de su utilización aplicada a cierta
área o disciplina, un catalogo es
un momento de encuentro
entre la compañía y su clientes que ofrece la compañía y sus productos.
Son la para la empresa presentarse ante el cliente
con fotos del edificios, publicaciones, direcciones etc..
Todo esto depende de que tipo de
catalogo se desee, un catalogo completo
con toda la información referida ala
presentación de la compañía es mas presente informando la ofertas del mes
proceso será un catalogo mas sencillo
por ello no esta bien que una empresa presente un catalogo complejo para las ofertas del mes.
A través de un catalogo muy simple y poco trabajado y cuando es un
catalogo mas perdurable se usa un sistema mas complejo.
Hoy en día, toda
esta documentación usualmente esta
colgada en Internet, por lo que resulta muchísimo mas fácil
la gestión de estos documentos, las PDA
s, los ordenadores portátiles etc.
hacen que el comercial disponga
de esa información en
cualquier momento.
Recuerde un catalogo
es un momento de encuentro entre
la empresa y en cliente donde proporciona información de sus productos y sus
datos.
¿en abril en 1982 se puso a
la venta
el primer ordenador de la
historia, el GRID compass 1101.su precio
era de 8150 dólares y los primeros en sacarle partido fueron la NASA y el ejercito?
Documentación mercantil
Finalidad es la
venta del producto es
necesario disponer de la documentación
que permita cerrar la venta
en el documento adecuado.
De los contrario tendría
que posponer en cierre
de la venta por el hecho de no llevar los papeles encima; la documentación mercantil
que va a permitir al vendedor completar la venta es:
Contratos de compra venta
Susceptibles de adquiridse por
medio de un contrato que el vendedor disponga
una cantidad suficiente de modelos impresos, en función del tipo
de producto y del sector del que se trate , los modelos de contratos
serán de una forma o de otra.
Hojas de pedidos
Harán
falta cuando el cliente vaya a realizar el pedido del producto.
DOCUMENTOS DE PAGO: CHEQUES , PAGARES, TRANSFERENCIAS Y
LETRAS
La empresa para desarrollar su actividad
empresarial necesita
productos que deben adquirir y posteriormente
pagar.
Además
del pago en metálico, la empresa
cuenta con otras muchas posibilidades :
cheque
Un documento
mercantil por banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden y con
cargo a su cuenta bancaria.
¿Cuáles son sus requisitos legales?
El cheque debe contener
* la denominación del cheque
* nombre del que hade pagar
, o librado
* cantidad a pagar
* lugar de pago debe estar junto
al nombre del librador
* fecha y lugar de emisión del
cheque
* firma del librador o del que
emite el cheque.
Es pagadero ala vista , se puede
cobrar en cualquier fecha , se emite un
documento impreso por la entidad financiera
con cargo a una determinada cuenta bancaria.
Cuando haya fondos en la cuenta
del deudor o de aquel que emitió el cheque
y con el limite de saldo de dicha cuenta bancaria, para poder emitir un cheque es necesario
un contrato bancario y que
existan fondos depositados en la cuenta corriente.
¿sabias que otra característica del cheque
es que tiene valor per. se , es
decir que tienen valor por si mismos
como el titulo de valor que es, siempre y cuando el cheque cuente con endoso para no tener que dar cuentas al banco.?
Que tipos de cheques hay?
Cheque conformado: el
banco garantiza la autenticidad del
librador y la existencia de fondos.
Cheque cruzado: el cheque
solo puede ser abonado mediante ingreso en la cuenta del beneficiario, cruzando dos barreras paralelas en el anverso.
Normativos: emitidos a favor
de una persona determinada
Al portador: en el que n
o se designa persona alguna , cualquiera podrá proceder a su cobro
Cheques de viaje: se
emiten por un banco o entidad
de crédito figurando cualquier
oficina de la misma entidad bancaria para que tenga validez.
El comprador de cheques ha de
firmarlos dos veces , cuando los recibe y cuando los pretende hacer efectivos.
El pagare
Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar ala otra una determinada cantidad, es un valor muy
similar al de la letra de cambio y se usa
principalmente para obtener recursos financieros, radica en que quien emite
el pagare es el propio deudor, pueden ser al portador o endosables, el pagare es uno de los documentos de pago mas comunes.
¿Quienes intervienen en el?
El librado: es quien se
compromete a pagar.
El beneficiario o tenedor: es a quien cuya orden debe hacerse el pago
El avalista: es la persona que garantiza el pago o pagare
¿Qué datos deben figurar el pagare?
El pagare debe hacer constar:
* denominación
* vencimiento
*el importe
* el lugar que debe efectuarse el pago
* El nombre de la persona
* el lugar y
la fecha de libramiento
* la firma del deudor.
En el caso
de que no se indique la fecha de vencimiento, se entenderá pagadero ala
vista .
Letra de cambio
Es un documento
mercantil por el que una persona
le ordena a otra, el pago de una
determinada cantidad de dinero, el pago de la letra de cambio se puede reanalizar al librador o a un tercero llamado beneficiario.
¿Quienes intervienen en la
letra de cambio?
* el librador :que es la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra
de cambio
*el librado:
es el deudor quien debe pagar la letra
* el tomador, portador; tenedor; o
beneficiario: es la persona que tiene en su poder la letra.
También pueden intervenir :
*el endosante: es la que endosa una letra o la transmite a un tercero
*el endosatario: es aquel en cuyo
favor se endosa la letra.
*el avalista: es la persona que garantiza el
pago de la letra.
La forma de la
letra de cambio
Se debe expandir el impreso oficial
o timbre emitido por el estado, con la compra del impreso estamos abonando el impuesto de transmisiones y actos jurídicos
documentados.
Requisitos que ha de contener la letra de
cambio:
*la denominación
* la orden de pagar una suma determinada
*nombre apellido del que debe pagar ,
dependiendo su vencimiento la letra puede emitirse:
- a
fecha fija el día en que vence la letra
- un
plazo desde la fecha
- ala vista la letra será pagadera desde que se emite el cobro
- a
un plazo desde la vista desde que se
emite un plazo hasta el momento.
* lugar donde el pago debe efectuarse
* nombre
y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago.
* lugar y fecha en la que se emitió la letra
* la firma del
que gira o emite la letra.
Forma de rellenar una letra
Por ultimo, puede resultar útil analizar
el comentario de la letra señalada como han de integrarse sus diferentes elementos sobre la
reproducción del anverso y del
reverso del modelo oficial de la misma,
continuación se mostrar en orden numerado
la importancia de los datos en una letra:
1. Lugar de libramiento, se indicara la plaza
en que la letra se emite por el
librador.
2. Importé te expresara, en cifra, la
cantidad cuyo pago se ordena el librador y la clase
de moneda de que se trate.
3. Fecha de libramiento, se especificara en
numero o en letra el día mes o año en que se dirijan la letra.
4. El vencimiento de la
letra emitida a fecha fija , se especificara
en numero o en letra , el día y
podría exigir un pago al librador
5. Designación
de tomador, se indicara el nombre
de la persona que gira la letra.
6. El importe , se expresara, en letra , la cantidad
cuyo pago ordena el librador y la clase
de moneda de que se trate.
7. Persona o entidad , cuando exista
domiciliario
8.dirección, se expresa por población , calle o plaza
y numero
9.c.c.c, este
espacio esta designado a anotaciones contables.
10.numero de la cuenta se expresara
el numero de la cuenta
bancaria.
11 y 12. Cláusulas, se consignaran en este
espacio las declaraciones
cambiarias que carecen de lugar
especifico
13. Nombre y domicilio del librado, se identificara por su nombre o razón social tratándose de personas jurídicas
14 . Firma nombre y domicilio del librado , se consignara
el nombre y apellidos, tratándose
de personas físicas o razón social tratándose
de personas jurídicas.
15.
Acepto podrá emplearse para limitar la aceptación
a parte de la cantidad o importe de letra
16.fecha de aceptación, se expresara el día mes y año.
17. Firma del aceptante
18. Este espacio es para el avalado y su identificación
19. Se expresara el día , mes y el año que se presenta el aval.
20.firma del avalista
21. Nombre y apellidos quien presente el aval
22. Este espacio puede
utilizarse para incluir otro
aval.
23. Nombre y apellidos o razón social del endosarlo
24.domicilio
de persona a quien endosa la letra.
25. Lugar del endoso
26. Expresión del día
27.
Firma del endosante
28. Nombre y apellidos o razón social y domicilió
29 y 30. Estos espacios pueden utilizarse para consignar otros avales y endosos.
Para resolver los problemas operativos que
plantea el pequeño formato del
impreso oficial de la
letra de cambio, alelí contempla la posibilidad de que existan
suplementos de la letra, siempre que estos
se incorporen al titulo mediante hoja adherida de una letra determinada.
Transferencia
Es la operación
por medio de la cual se realiza
un traspaso de fondos entre dos cuentas
bancarias, los titulares de las cuentas corrientes o libretas pueden disponer
de los fondos depositados en ellas al dar ordenes Alos bancos para que se efectúen las transferencias, además de
ellos el banco también cobrara una comisión
Tipos de transferencias
Internas, son aquellas
que tanto la ordenante como el
beneficiario están abiertos ala misma cantidad de deposito
Externas, cuando el
ordenante y el beneficiario no pertenecen
ala misma entidad.
