LA ELABORACION DE LA  DOCUMENTACION

 

 La actividad  comercial exige  minuciosidad  y organización en ella , los principales  documentos relacionados con las operaciones  de compra venta son , la factura, el albaran,  el recibo, el cheque , el pagare , etc..

Debemos ser también  ser minuciosos y exigentes en cuanto a su  elaboración  porque también a demostrar la realización de alguna actividad comercial  y por elemento fundamental para la contabilidad de sus acciones.

A partir de los siguientes  epígrafes  conoceremos  los elementos , la estructura  y sus aplicaciones informáticas.

 El procesador  de textos  es una de las herramientas  básicas y su función  principal consiste en facilitar  a los distintos usuarios la elaboración  de documentos de diversos tipos .

El TPV  o Terminal punto de venta  hace alusión  a los programas  y tecnologías que ayudan en las  tareas de gestión de un negocio.

ELEMENTOS Y ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION COMERCIAL

Los documentos  comerciales  son  originadas por  una transacción  mercantil  entre las partes que intervienen y las obligaciones  desde el punto de vista contable para cumplir así sus propios requisitos, no existen  modelos  inquebrantables , están sujetos  a unos cánones  muy flexibles con ventajas cooperativas.

ORDEN DE LA DOCUMENTACION COMERCIAL

Para que los procedimientos  en la venta se desarrollen adecuadamente  es imprescindible que la información y documentos que se empleen  estén correctamente ordenados  y sea  de esta forma todo mas rápido y eficaz.

Se hace referencia ala forma  y métodos  que se emplean ala hora de  ordenar, el archivo además es una forma de documentación que indica fechas estados  y  forma y soporte del documento.

Los documentos  conservados  respecto  aun orden  de testimonio e información  como  fuente histórica  son por ejemplo las facturas , que se archivan por orden y fecha,  o los clientes que se archivan  por orden alfabético.

El archivo  es el lugar  donde de forma ordenada  podemos acceder a todos los documentos de interés con el fin de asegurar  su perfecta conservación y garantizar la rapidez  ala hora de solucionar las peticiones de consulta

Una empresa debe proporcionar  información  Alos clientes , es muy importante tener en cuenta  que los archivos pretenden  ser centros de información  para la toma de decisiones,  y esta  información  será analizada por la empresa para tomar  decisiones.

Se debe tener un control  sobre  el funcionamiento del archivo , si es necesario  cambiar algo  para mejorar  sea informática o de forma tradicional  aunque realizar aun así el trabajo de archivar implica un coste adicional y esto supone un problema de mas para las empresas por eso la empresa tiene que saber el coste de los archivos en su compañía.

Tipos de archivos según su uso

El archivo activo: contiene los documentos  de reciente actualidad   como  los de los clientes actuales , las leyes que  están en vigor , reglamentos  , higiene etc., la información debe ser  de fácil y operativo acceso.

El archivo semiactivo:  esta formado por la documentación  o temas cerrados  y se conservan hasta  el momento digamos  que es un archivo de transito.

El archivo inactivó: es el  que  se conserva de forma  definitiva  como en el caso de libros  o registros  que exige la ley y que no han sido modificados  estos documentos se  conservaran en el  que se decida su distribución

Tipos de archivos según su ubicación

La organización de estos tres tipos  pueden ser  centralizados o descentralizados

El archivo central: es el lugar  donde se conservan  todos  los documentos  e informaciones  de la empresa,  en grandes  y medianas  empresas , el archivo  central suele ser iniciativo  esto es  así porque  las empresas de estas  características  suelen estar divididas en departamentos, por ejemplo  una gran  empresa con cinco  departamentos , la idea  es que cada uno  de los departamentos  lo mas eficazmente posible el archivo  activo del departamento .

En pequeñas empresas  el archivo  central  incluye  los tres tipos  de archivos : activo,  semiactivo e inactivo.

Los archivos descentralizados

Son  los  que  se encuentran  distribuidos  en los  distintos departamentos  y  secciones de la empresa, los archivos descentralizados  comprenden  los archivos  activos  y los archivos  semiactivos que  son controlados  por  las secretarias de los  departamentos.

El archivo informático

En la actualidad , al hablar  de el archivo  no solo  se hace  referencia  al mueble  o caja que contiene  diferentes  documentos , actualmente  las empresas poseen  programas  informáticos  para la gestión  en el soporte  informático.

Cuando se habla de archivo informático  de ahí  la importancia que aporta para  una empresa la copia de seguridad , como  el semiactivo  y el inactivo  pueden  ser informáticos , la información  que se encuentra  archivada  en cada  uno de  ellos  lo estarán  en soporte  informático.

Con lo expuesto  en las líneas  anteriores  queremos  poner  de relieve  el hecho  de que  al estudiar  el archivo  en la empresa , se hace hincapié  en la gestión  de la información  generalizada por el negocio  mas  que el hecho  de que esta información  aparezca  en soporte físico y ocupara mucho mas espacio  y será mas  laborista  que los datos comunes y permite una eficacia mejor ala del archivo tradicional.

Orden y clasificación

La clasificación  constituye la base del sistema  de archivo empresarial, los datos  y las informaciones  sobre  la empresa  serian difícilmente interpretables y no se sabría cuales son realmente sus necesidades , la clasificación  documental  es una técnica  para la  identificación de archivos y se pueden clasificar dependiendo su codificación  que consiste en asignar números , letras u otros  símbolos sistemáticos según sea el tipo de archivo como por ejemplo en una biblioteca que se distingue el tipo de literatura o de libro deseado .

Se pueden usar una será de  métodos para la clasificación de archivos como  en el caso de su función   de desempeño o de  las necesidades que cumpla para la empresa. La codificación puede resultar  empleando números  o letras  o bien combinando  las dos clases de símbolos , las empresas  aun así muestran poca preferencia por las letras.

Clasificación  alfabética

La clasificación alfabética  ordena la documentación  reacuerdo con la secuencia alfabética, se tiene en cuenta cosas como nombre  o el primer apellido  y si hay primeros apellidos  que coincidan  se tendrá en cuanta el segundo.

Clasificación numérica

Consiste en  utilizar números  para ordenar los  documentos, la clasificación numérica  se caracteriza por el hecho de  la ordenación de las carpetas ordenadores etc..

La clasificación numérica además puede ser también  alfabética  alfanumérica y  numérica.

El empleo de colores

Consiste en asignar un color  diferente a cada tipo de archivo según sea asignado por la empresa  o dependiendo la importancia del archivo en la empresa.

Además de ello supone una ventaja debido aquí los colores son una especie de lenguaje universal como en el caso de las señales de trafico por ello es muy cómodo este tipo de clasificaci0on.

Medios materiales del archivo

Los medios materiales del archivo  son todos los elementos físicos destinados a clasificar  y ordenar  todos los documentos , podemos agruparlos en :

- medios materiales físicos:

 

  * instalaciones  de archivo

  * mobiliario

  * accesorios de soporte  y conservación

-  medios materiales magnéticos:

  * microfilmes

  * archivos informáticos

Los medios materiales que se  utilizan varían según la función  del tipo de archivo que se trate  y de su actividad, es decir  en una empresa de grandes  dimensiones habrá tantos medios como distintos archivos solo bastara  con un medio material para hacerse cargo de ellos  y su agrupación puede hacerse de la siguiente forma:

*facturas de proveedores

* facturas de clientes

* documentación de cajas y bancos

* pedidos de clientes y proveedores

* albaranes

* presupuestos

* faxes

* correspondencia

* impuestos

* nominas seguros socales etc..

* archivadores

* registros de contabilidad

Ala vez es  independiente del tamaño  y de la organización es muy importante una gestión  informática porque automatiza  la administración y además agilizan todo y  minimizan los errores en los archivos.

APLICACIONES INFORMATICAS  PARA LA DOCUMENTACION COMERCIAL

En la actualidad  el entorno  empresarial  es muy dinámico  y  complejo  debido ala gran cantidad  de información  que se necesita  para tomar dediciones adecuadamente , se hace imprescindible  que en las empresas  se utilicen  las aplicaciones  informáticas  en la presentación  y organización  y así poder minimizar  el tiempo de elaboración  que actualmente  se puede adquirir con paquetes informáticos  para la gestión comercial  es decir , para realizar gestiones  dependientes y centralizadas en un tema especifico.

Las aplicaciones informáticas adquiridas  en el mercado pueden ser de carácter general  o de carácter  capacitado para una  especialidad en concreto, esto produce ventajas  como:

* velocidad de trabajo

* manejo de una gran cantidad de información

* disminución de errores y gran cantidad de informaciones

* minimización de costes.

Procesador de textos

Una importante  cantidad de  documentos  comerciales  como contratos, convenios , citaciones y   escritos diversos , corresponden a una base de datos donde no se ha de remplazar apropiadamente  datos identificativos para  tener el escrito especifico definitivo, los procesadores de texto  mas potentes proveen  herramientas  especializadas para simplificar  aun mas  todas estas tareas

Las herramientas  que se mencionan  son fundamentalmente lo que  se denomina ordenes  de sistematización  de aplicaciones  y permiten la interacción  entre el usuario y el documento.

 

Hojas de calculo

Una hoja de calculo  es un tipo de  documento especial  que nos permite  presentar  la información  de una empresa  de manera mas grafica  y automática.

El uso de esta  nos permite  garantizar las tareas contables, se trata  de una especie de pizarra  electrónica formada por celdas en las que se puede escribir  y distribuirlas en filas y columnas

Aplicación de presentaciones

Una aplicación de  presentaciones es  el software que  permite crear modificaciones y  visualizar  presentaciones, una diapositiva es un elemento básico de la presentación  que permite añadir textos  , gráficos, tablas , organigramas  animaciones, sonidos  entre otros.

El uso de las presentaciones  es básico  y ofrece muchas posibilidades  de venta  ya que plasma la imagen de una empresa. Puesto que guardan  una estrecha relación  con lo que queremos  enseñar de nuestra organización.